Ein Werkverzeichnis anlegen: Nummerierung, Pflichtangaben, Tabelle

• Eine Galerie fragt, was verfügbar ist, in welchen Maßen und zu welchem Preis
• Eine Versicherung fragt nach Wert und Nachweis, meistens nach einem Schaden
• Ein Käufer fragt Jahre später nach einem Zertifikat oder der Provenienz
• Du selbst suchst eine Arbeit, von der du nur noch weißt, dass sie „die grüne von damals“ war

Der vierte Punkt ist der, der im Alltag am meisten zählt. Wer über zwanzig Arbeiten hinauskommt, verliert ohne Liste den Überblick — vor allem darüber, was verkauft, verliehen, verschenkt oder übermalt wurde.

Diese Angaben sind der Kern. Alles Weitere ist Komfort:

• Werknummer
• Titel (oder „Ohne Titel“ mit Zählung)
• Entstehungsjahr, bei mehrjährigen Arbeiten der Zeitraum
• Technik und Bildträger, etwa „Öl auf Leinwand“
• Maße in Zentimetern, Höhe vor Breite
• Status: im Bestand, verkauft, verliehen, zerstört, übermalt
• Standort — Atelier, Lager, bei wem
• Preis oder Versicherungswert
• Dateiname des Fotos

Nützliche Ergänzungen, sobald du verkaufst: Verkaufsdatum, an wen, zu welchem Preis, und wo die Arbeit ausgestellt war. Die Ausstellungshistorie ist die Angabe, die später am schwersten zu rekonstruieren ist und den größten Unterschied macht.

Es gibt kein richtiges System, nur brauchbare und unbrauchbare. Zwei haben sich bewährt.

• Fortlaufend: 001, 002, 003 — einfach und eindeutig, sagt aber nichts über die Arbeit aus
• Jahresbasiert: 2026-01, 2026-02 — zeigt auf einen Blick das Entstehungsjahr, die Zählung beginnt jedes Jahr neu

Für die meisten ist die jahresbasierte Nummer die bessere Wahl: Sie bleibt auch nach dreißig Jahren lesbar, und du musst nie nachschlagen, ob 087 nun aus der Studienzeit stammt oder von letztem Sommer.

Und: Die Reihenfolge muss nicht chronologisch sein. Du darfst beim jüngsten Werk anfangen und dich rückwärts vorarbeiten. Das ist sogar der realistischere Weg, wenn schon viel da ist.

Es gibt spezialisierte Software für Werkverzeichnisse. Für die ersten hundert Arbeiten brauchst du sie nicht. Eine Tabelle in Excel, Numbers oder LibreOffice Calc leistet alles Nötige, kostet nichts und lässt sich in zwanzig Jahren noch öffnen.

Zwei Regeln machen den Unterschied zwischen einer Tabelle, die hält, und einer, die verrottet: Eine Angabe pro Spalte — Maße also in drei Spalten für Höhe, Breite, Tiefe statt in einer als Text. Und keine Farbmarkierungen als einzige Information, denn eine gelb hinterlegte Zeile lässt sich nicht durchsuchen und geht beim Export verloren. Schreib „verliehen“ in eine Spalte.

Ein Werkverzeichnis ohne Bilder ist ein halbes Werkverzeichnis. Leg einen Ordner an, benenne jede Datei nach der Werknummer — `2026-01.jpg` — und trage den Dateinamen in die Tabelle ein. Damit ist die Verbindung dauerhaft, auch wenn Tabelle und Ordner getrennt wandern.

Sichere beides an einem zweiten Ort. Eine Festplatte im selben Raum wie die Werke schützt gegen einen Rechnerausfall, nicht gegen Wasser oder Feuer. Ein Cloudspeicher oder eine Platte bei jemand anderem schließt diese Lücke.

Der häufigste Grund, es nicht zu tun, ist der Rückstand. Dagegen hilft, die Aufgabe zu teilen: Erfasse zuerst nur das, was noch im Bestand ist. Verkaufte und verschenkte Arbeiten kommen später oder gar nicht.

Und erfasse zuerst nur die vier Angaben, die du ohne Nachdenken weißt: Nummer, Titel, Jahr, Maße. Technik, Preis und Standort lassen sich in einem zweiten Durchgang ergänzen. Eine unvollständige Liste ist unendlich viel besser als keine.

Sobald die Tabelle steht, fallen mehrere Dinge fast von selbst ab: die Preisliste für eine Ausstellung, die Werkschilder, das Portfolio für eine Bewerbung, die Aufstellung für die Versicherung.

Und der Schritt, der am meisten daraus macht: Eine begehbare Onlinegalerie ist im Grunde nichts anderes als ein bebildertes Werkverzeichnis, durch das man laufen kann. Titel, Jahr, Technik und Maße hast du dann bereits — sie sind genau die Angaben, die an der virtuellen Wand neben dem Werk stehen.